La communication avec les collaborateurs : clé de la réussite ?

Quelles informations sur la prévoyance professionnelle les collaborateurs attendent-ils de leur employeur ou de leur caisse de pension ? Sous quelle forme souhaitent-ils être informés et comment l’accès doit-il être assuré ?

Les employeurs et leurs caisses de pension sont sollicités car leurs collaborateurs (ou leurs assurés) ont des besoins de communication différente. La mise en place d’une organisation optimale ainsi que le développement en temps opportun de la digitalisation constituent donc des défis. Au-delà des données personnelles relatives à la fortune, aux prestations et aux cotisations, il est aussi question des connaissances de base et d’une assistance dans des situations spécifiques (planification de la retraite, encouragement à la propriété du logement, choix des bonifications de vieillesse personnelles, rachat, départ à l’étranger, divorce, etc.).

Communication de la caisse de pension aux assurés

En premier lieu, les caisses de pension sont les interlocuteurs principaux pour les collaborateurs et leurs besoins, en particulier compte tenu de l’importance croissante de la protection des données confidentielles.

Différents canaux de communication sont utilisés pour fournir aux assurés les informations nécessaires et utiles. Cela va de l’envoi de courriers à l’utilisation de portails en ligne pour les assurés avec accès personnel en passant par des contacts directs par e-mail. En complément, des sites Internet sont également utilisés, généralement pour publier des chiffres-clés et des nouveautés de portée générale.

Le défi particulier pour les caisses de pension consiste à utiliser les canaux pertinents de manière à ce que le message souhaité soit perçu et compris par la personne assurée. Les e-mails sont-ils vraiment plus efficaces, ou le courrier postal présente-t-il un avantage parce qu’il exprime quelque chose de personnel ?

Sur le marché, toutes les options sont possibles : de la correspondance écrite traditionnelle à la variante entièrement numérique au moyen d’une application mobile, les différences sont considérables. De plus en plus souvent, ces différences deviennent des facteurs décisifs dans le choix de la caisse de pension. Cela est tout particulièrement le cas lorsque les assurés sont déjà habitués à un certain standard (numérique) et notamment dans les plans de prévoyance 1e, où les assurés prennent leurs propres décisions de placement. Dans ce cas, la qualité de l’accès personnel est généralement déterminante, une attention particulière étant portée aux informations sur les aspects financiers et la performance, à la possibilité de changer facilement de stratégie de placement et enfin à la facilité d’utilisation.

Comment procèdent les entreprises qui réussissent ?

Des sondages récents montrent clairement que les collaborateurs attachent une grande importance à la communication et à l’information. Pourquoi ne pas compléter les efforts de la caisse de pension par un soutien supplémentaire à cet égard ?

Les entreprises font de très bonnes expériences en créant des sites Internet axés sur leurs propres prestations sociales ou présentant de manière attrayante les prestations de la caisse de pension. Les nouveaux arrivants ont souvent des attentes et des besoins spécifiques et peuvent être servis de manière très concrète, tout comme les collaborateurs qui souhaitent comprendre par exemple les conséquences d’un mariage ou la protection financière du partenaire et des enfants.

Des vidéos explicatives conviviales ou des enregistrements de webinaires permettent en outre aux collaborateurs de s’informer eux-mêmes, en tout lieu et à tout moment. Voilà qui facilite concrètement la tâche du service du personnel face aux demandes répétitives.

Par ailleurs, les employeurs qui octroient à leurs collaborateurs un meilleur accès ou davantage d’outils pour les questions individuelles et personnelles relatives à la prévoyance et aux aspects financiers sont désormais tendances. « Financial wellbeing » : l’éventail est large, de la planification de la prévoyance et de la retraite au conseil en matière de finances ou d’endettement.

Coordination de la stratégie de communication interne

Outre une rémunération compétitive, des avantages modernes, un souci du bien-être physique, émotionnel et social et des opportunités de carrière et de développement, les entreprises qui réussissent optent également pour une communication régulière, transparente et simple avec leurs collaborateurs. L’expérience collaborateur repose sur la transparence, la personnalisation et un accès numérique simple aux informations pertinentes. Lors du choix des mesures appropriées, il est essentiel de tenir compte des différents besoins et exigences des collaborateurs et de l’entreprise.