Um incêndio na linha de montagem, um ataque de malware, uma tempestade que inunda os armazéns. Nenhuma empresa está 100% segura em todos os momentos. Há uma multiplicidade de incidentes que podem forçar uma interrupção imprevista da atividade e afetar a imagem da organização, as suas operações e as suas relações com clientes e fornecedores. A ferramenta para lidar com estes acontecimentos imprevistos é o Plano de Continuidade de Negócio.
O que são Planos de Continuidade de Negócio?
Ser capaz de dar uma resposta planeada a um acontecimento imprevisto é essencial para minimizar os danos e recuperar a atividade o mais rapidamente possível. Todas as ações para prevenir, proteger e reagir a qualquer evento que coloque a atividade em risco são agrupadas no plano de continuidade da atividade. Assim, em primeiro lugar, o plano de continuidade compreende a identificação e o desenvolvimento de ações, responsabilidades e procedimentos para responder a uma interrupção significativa da atividade. Os seus objetivos fundamentais são:
- Restabelecer as funções críticas da empresa num prazo considerado aceitável.
- Garantir níveis mínimos de serviço.
- Assegurar a viabilidade da empresa a curto, médio e longo prazo.
- Proteger a reputação da empresa em todos os momentos e comunicar a crise de forma adequada.
Em segundo lugar, o plano de continuidade define um conjunto alternativo de procedimentos e instruções para as condições normais de funcionamento. Neste caso, o objetivo é permitir que a organização continue a funcionar mesmo que algumas das suas funções sejam afetadas por incidentes internos ou condições externas. Os planos estão estreitamente ligados à avaliação de riscos, através da qual são identificadas as medidas e ações básicas necessárias para responder a eventos perturbadores.
Porque é que é importante que as empresas tenham Planos de Continuidade de Negócio?
A declaração do estado de alerta pandémico a 14 de março de 2020 apanhou muitas empresas desprevenidas. A erupção do vulcão La Palma, em setembro de 2021, pôs em xeque uma das maiores ilhas espanholas produtoras de banana. O acidente de Ever Given, em março de 2021, obstruiu o Canal do Suez, uma das grandes artérias comerciais do planeta. Os últimos anos deixaram-nos muitos exemplos de incidentes imprevistos que, de um dia para o outro, afetaram a atividade económica de vários sectores.
Os Planos de Continuidade de Negócio não são apenas necessários para fazer face a grandes perturbações. São também necessários pelas seguintes razões:
- A crescente competitividade entre as organizações empresariais.
- As exigências cada vez mais exigentes tanto dos clientes como de outros grupos de interesse ou partes interessadas.
- A existência de requisitos regulamentares cada vez mais restritivos.
- A crescente dependência de terceiros numa cadeia de abastecimento cada vez mais global.
- O impacto crescente de ameaças como interrupções na cadeia de abastecimento, falhas de fornecimento ou desastres naturais.
Embora possa parecer que a continuidade do negócio é algo exclusivo das grandes empresas, a verdade é que as PME também precisam de uma estratégia para minimizar o impacto de um evento disruptivo e recuperar a sua atividade. Não ter um plano de continuidade de negócio pode resultar em perdas financeiras, perda de controlo, perda de clientes e impacto na reputação a todos os níveis.
Tipos de projetos de continuidade
Como os contextos em que uma empresa opera são muito variados e existem muitas circunstâncias que podem afetar a continuidade do negócio, existem também diferentes tipos de planos de continuidade. Eis os três tipos principais:
Plano de Continuidade de Negócio (PCN)
Este documento serve para permitir que uma organização se mantenha operacional sob diversas perspetivas, desde as infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação (TIC) à logística e aos recursos humanos. Por sua vez, cada uma das áreas pode ter um plano de continuidade específico. O PCN deve incluir uma análise de risco e impacto empresarial, um plano de recuperação empresarial e um plano de comunicação de crise, entre outros elementos.
Plano de Continuidade das TIC (PCTIC)
O avanço da digitalização e o aumento dos riscos cibernéticos tornam a proteção das TI mais importante do que nunca para a maioria das organizações. Assim sendo, o PCTIC é um dos planos específicos mais importantes dentro do plano de continuidade de negócio. O plano de continuidade de TI inclui recursos de cópia de segurança, organização de resposta a emergências e procedimentos operacionais que visam alcançar uma restauração ordenada e rápida dos sistemas tecnológicos que suportam a informação crítica e os processos de negócio da empresa.
Plano de Recuperação de Desastres (DRP)
Este tipo de plano é menos analítico e preventivo que os anteriores e está mais focado na fase de reação após um evento que interrompe o negócio da organização. É um documento mais técnico que descreve as ações a tomar para garantir que os processos afetados atinjam um nível mínimo de serviço pré-determinado dentro do objetivo de tempo de recuperação (RTO).
Em última análise, independentemente da atividade, do mercado e da dimensão de uma empresa, os planos de continuidade de negócio devem estar em vigor para garantir uma recuperação rápida e eficaz de qualquer evento disruptivo, independentemente da sua natureza.
