Es wird ständig anspruchsvoller, betriebliche Versorgungsleistungen zu verwalten, abzurechnen und auszuzahlen. Gesetzesnovellen folgen in immer kürzeren Abständen aufeinander und müssen häufig unverzüglich in die Verwaltungssysteme übernommen werden. Hinzu kommt der Aufbau von Expertenwissen, etwa beim digitalen Datenaustausch mit Steuerbehörden (ELStAM) oder mit Krankenkassen (maschinelles Zahlstellenverfahren). Parallel dazu wächst das Informationsbedürfnis der Anspruchsteller, der Betriebsrentner.
Vor dem Hintergrund der daraus erwachsenden Dynamik und Mehrbelastung stehen Unternehmen immer wieder vor einigen typischen Szenarien:
Bei jedem Personalwechsel in der Rentenabrechnung stellt sich die Frage, ob neue Mitarbeitende gesucht werden sollen oder vorhandene Kräfte der Personalabteilung oder Entgeltabrechnung diese Aufgaben übernehmen können.
- Die Verwaltung und Abrechnung von Betriebsrenten erfordern den Einsatz von Spezialisten. Sie müssen neben den Betriebsrenten auch Nebenleistungen wie Mitarbeiteraktienprogramme, Sonderzahlungen, Erfindervergütungen oder Deputate im Blick behalten und zuverlässig abrechnen. Daneben gilt es, die Betriebsrentner umfassend zu betreuen. Das reicht von Geburtstagsgrüßen über Einladungen zu Pensionärstreffen bis hin zu Kondolenzschreiben, verbunden mit dem Schalten von Anzeigen im Todesfall.
- Die Verwaltung von Betriebsrenten erfordert Arbeitskraft und Zeit, die für strategische Personalarbeit fehlt.
- Zudem werden Ressourcen durch Personengruppen gebunden, die nicht mehr im strategischen Fokus des Unternehmens stehen.
- Bei Unternehmenskäufen und Fusionen werden oftmals die bestehenden Versorgungssysteme zunächst unverändert übernommen. Das führt nicht nur zu redundanten Prozessen; es muss zudem das notwendige Know-how erst einmal aufgebaut werden.
- Wachsende Anforderungen an die Compliance und Revisionssicherheit treiben die Kosten für interne Kontrollsysteme in die Höhe.
Kurz: Es stellt sich die Frage nach Alternativen zur hausinternen Rentenverwaltung.
